Att planera ett event, stort som smått

Nu när sommaren är här och många har semester kan det kännas lockande att umgås med andra människor i olika former. Att sätta ihop ett event kan då vara en bra idé. Ett event kan vara precis vad du gör det till; en fest, en grillkväll, något med sportiga inslag såsom en exkursion eller vandring i skogen, ett bröllop, ett dop eller något helt annat. Det kan vara stort eller smått, ambitiöst eller enkelt. Oavsett vilken typ av event du vill arrangera krävs det en del planering i förväg. I denna artikel hittar du ett antal tips på hur du bäst planerar ditt event.

Hitta syftet med eventet

Först och främst behöver du identifiera själva syftet med eventet. Välj vilken typ av event det ska vara, ungefär vad ni ska göra och om det ska finnas något tema. Det kan också vara bra att börja titta på sådant som var du vill hålla ditt event samt vilka och hur många du vill bjuda in.

Inbjudan

Nästa steg är att faktiskt bjuda in de du tänker vill ska delta. Då måste du välja om du vill ha digitala eller fysiska inbjudningar. Oavsett vilket du väljer finns det flera olika sätt att bjuda in folk till ditt event på. En fysisk inbjudning skulle kunna bestå av ett fint kort som du postar hos de som ska bjudas in, ett telefonsamtal eller ett samtal öga mot öga. En digital inbjudan skulle kunna vara exempelvis ett sms eller ett mail. Om du vill nå en bredare målgrupp, och kanske inte bjuda in specifika personer, kan en allmän inbjudan via sociala medier passa. På vissa sociala medie-plattformar kan man göra egna event där folk kan klicka i om de vill delta eller inte. Även affischer som sätts upp utomhus kan fungera bra om ditt syfte är att bjuda in många människor.

Till sist är det dags för lite mer praktiska förberedelser. Det första du behöver göra är att hitta och boka en lokal, eller bestämma en plats utomhus där eventet ska äga rum. Det är också viktigt att se till så att lokalen är städad ordentligt, exempelvis genom att ta hjälp av städfirmor såsom https://www.freska.se/, och att pynta eller smycka ut den på lämpligt sätt. Sedan gäller det att planera mat, dryck eller tilltugg om du planerar att servera det. Skriv ihop en inköpslista, och handla i god tid innan. Förbered och laga det du kan laga i förväg. Om det är ett stort event, eller bara mycket som behöver göras inför det, kan du förhoppningsvis ta hjälp av andra personer. Ofta behövs flera personer för att exempelvis laga maten inför eventet. Man kan också behöva hyra in serveringspersonal.